Rattaché au Responsable administratif et contentieux et dans le cadre d'un remplacement temporaire, vos principales missions seront les suivantes : 

Veille / prospection

• Assurer une veille des annonces légales pour les AO
• Commander le dossier d’AO seulement après accord de la Direction
• A la réception du dossier AO, transmettre les informations aux services concernés pour étude et chiffrage du marché
• Consolider et constituer le dossier de réponse AO conformément aux pièces marché dans le respect des délais

Traitement, suivi des dossiers & facturation

• Optimiser les délais de réponse par la relance des services concernés (AO)
• Saisir, formaliser et classer les devis sous couvert de l’équipe commerciale
• Rédiger les différentes correspondances aux divers intervenants sur les chantiers (pilotes, etc.)
• Assurer la veille des PV de chantier, transmettre aux personnes concernées et en assurer le classement
• Veiller à la mise à jour du logiciel de gestion commerciale (documents de vente, BC, amélioration continue, etc.)
• Traiter, saisir et contrôler les enregistrements des commandes
• Accepter les dossiers jusqu’à la facturation, relancer les clients via le logiciel de gestion commerciale
• Assurer la facturation au fur et à mesure de l’avancement des travaux (situations)
• Etablir et comptabiliser les factures et lettres des avoirs sur facture (lettres AF)
• Enregistrer les paiements, assurer les relances des impayés (courriers et téléphone)
• Relancer les services concernés en cas de retard de facturation

Transmission des informations & reporting

• Coordonner la remontée des informations à la Direction
• Alimenter suivre les tableaux de bord des dossiers  acceptés et transmettre les informations aux services concernés notamment pour la réunion hebdomadaire
• Veiller au transfert des informations aux services concernés
• Renseigner et suivre les différents tableaux de bord des commandes et ventes acceptées et transférer les informations aux services concernés.

SAV

• Prendre les RDV du SAV
• Suivre les interventions du SAV
• Etablir les documents de vente du devis à la facturation jusqu’au paiement
• Transmettre les bons de commande au Service après-vente (SAV)
• Envoyer les factures SAV et suivre le recouvrement

Divers

• Prise en charge du standard téléphonique et transfert des appels aux services demandés.