Assistant·e - Appui à l’exécution

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

Le Programme durabilité environnementale et changement climatique (DECC) a été créé afin de permettre à la CPS de renforcer et de simplifier ses activités en lien avec le changement climatique en rassemblant les travaux déjà effectués par l’Organisation dans un cadre stratégique et technique cohérent. En outre, ce Programme pilote les activités de la CPS en matière de changement climatique et de durabilité environnementale, collabore avec les partenaires régionaux et internationaux de l’Organisation et fait la promotion de l’intégration de ces questions à l’ensemble des actions de développement menées par les divisions de l’Organisation.

Fonctions – L’Assistant·e – Appui à l’exécution apporte son soutien à l’Unité financements climatiques (CFU) sur les plans administratif, comptable et logistique, et participe ainsi à son bon fonctionnement. Il·Elle fournit des services administratifs et d’autres services de soutien pour faciliter les travaux de CFU, en veillant à ce que toutes les politiques et directives de la Communauté du Pacifique (CPS) relatives aux achats, aux voyages et à la gestion financière soient respectées. Il·Elle est notamment chargé·e de fournir un soutien administratif, en contribuant à l’organisation des événements et des voyages, et d’apporter un appui en matière de gestion financière, d’achats et de subventions à CFU.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Soutien administratif

• Exercer des fonctions administratives quotidiennes au service de CFU.
• Tenir à jour le système d’archivage, et gérer et classer les documents (en version électronique et sur support imprimé).
• Fournir des orientations au personnel de CFU en ce qui concerne l’organisation, le classement et la tenue à jour des documents.
• Fournir un soutien logistique, organisationnel et administratif dans le cadre des réunions d’équipe de CFU.
• Tenir à jour une liste d’interlocuteurs, et aider CFU à entretenir des relations avec ses partenaires, les pays membres et les équipes de la CPS.
• Se coordonner avec les équipes de la CPS chargées des finances, des achats, des voyages, des subventions, des ressources humaines et d’autres sujets pour réaliser des tâches administratives.
• Réaliser d’autres tâches pertinentes selon les demandes du personnel de la CFU.

Appui à l’organisation de réunions, de formations, d’ateliers et de déplacements professionnels

• Faciliter la planification et l’organisation d’événements, notamment en ce qui concerne les dispositions logistiques, le soutien administratif, la gestion financière, les réservations, les invitations, les programmes, etc.
• Organiser la logistique des réunions, ateliers et formations (notamment choix du lieu, restauration, besoins informatiques et audiovisuels, et indemnités).
• Faciliter les déplacements du personnel de CFU, des consultants et d’autres parties prenantes, notamment en effectuant des réservations complexes de vols et d’hôtels, en prévoyant les indemnités journalières et les fonds pour imprévus, et en s’occupant des transferts et des autres modalités logistiques.
• Vérifier les itinéraires de voyage et s’assurer que les itinéraires et escales prévus présentent un bon rapport qualité-prix.
• Échanger avec l’équipe des voyages de la CPS pour réserver les vols et hébergements, et organiser le versement des indemnités journalières en veillant à ce que les voyages soient approuvés en amont.
• Préparer et présenter les justificatifs relatifs aux voyages et aux événements, ce qui suppose de collecter et d’archiver les pièces justificatives à des fins d’audit, ainsi que de préparer et de présenter les justificatifs, les rapports, les supports et les listes de participants en lien avec les événements.

Appui en matière de gestion financière, d’achats et de subventions

• Demander des devis, traiter les factures des fournisseurs et générer des demandes de paiement pour CFU.
• Émettre et réceptionner des bons de commande pour des biens et services, notamment dans le cadre de subventions, et les saisir dans le système Navision dès réception des factures.
• Procéder au paiement des consultants, conformément aux conditions générales contractuelles.
• Veiller à ce que les dépenses soient imputées aux bonnes lignes budgétaires et inscrites dans les comptes du grand livre général conformément à la nature des activités budgétisées.
• Tenir un relevé précis de toutes les transactions financières relatives aux budgets, notamment en ce qui concerne les achats, les subventions, les justificatifs et les consultants, afin que tout soit prêt pour un audit éventuel.
• Aider le·la Chargé·e des finances principal·e à établir chaque mois les journaux des opérations diverses en vue de la réaffectation des dépenses, de la saisie des données dans Navision et de l’examen des justificatifs.
• Aider le·la Chargé·e des finances principal·e à élaborer le plan d’achat et de subvention, les prévisions de dépenses, les budgets annuels et les rapports financiers de CFU, ainsi qu’à en assurer le suivi.
• Communiquer à CFU, aux consultants et aux autres parties les informations relatives aux politiques et procédures, notamment pour les informer des modifications et mises à jour éventuelles.
• Travailler avec l’équipe des achats pour approuver les achats d’un faible montant, dans le respect des seuils appliqués.
• Contribuer à la sélection et à l’engagement de consultants et de prestataires de services.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.