Adjoint·e principal.e - Bureau de la Direction

Votre mission :

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

Fonctions – L’Adjoint·e principal.e - Bureau de la Direction apportera un soutien administratif au bureau de la direction à Nouméa.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Soutien administratif

Organiser les déplacements et, au besoin, réserver l’hébergement pour les missions professionnelles des agents, des participants et des consultants.
Envoyer les lettres de notification de déplacement avant chaque trajet conformément au protocole.
Organiser les achats, les paiements (y compris les rapprochements des cartes de crédit) et les remboursements en conformité avec les politiques de la CPS.
Réunir, enregistrer et archiver tous les documents pertinents dans les dossiers appropriés.
Contribuer à la logistique des réunions de la haute direction ainsi que des autres réunions de haut niveau et visites officielles.
Aider le·la Secrétaire de la Direction à approuver les documents si nécessaire.
Soutenir les processus d’intégration et de départ du personnel du Bureau de la Direction.
Aider le personnel en assurant, en cas de besoin, la traduction de textes simples (français/anglais)
Commander les fournitures de bureau et gérer les relations avec les fournisseurs si nécessaire
Améliorer les processus administratifs et proposer des gains d’efficacité
Réaliser d’autres tâches confiées par le·la Secrétaire de la Direction.

Soutien apporté au CRGA et à la Conférence

Contribuer à la logistique de la conférence
Contribuer à l’organisation du déplacement et l’hébergement des participants en collaboration avec l’équipe des voyages.
Assurer si nécessaire la communication avec les participants.
Réunir et sauvegarder les justificatifs comptables et assurer le suivi des dépenses.

Soutien financier et budgétaire

Aider au suivi budgétaire du Bureau de la Direction, notamment le contrôle des dépenses
Traiter les factures, notes de frais, demandes d’achat et remboursements conformément aux politiques et procédures de la CPS en vigueur.
Tenir des registres financiers et tableaux de suivi précis relatifs aux dépenses émanant du bureau de la Direction.
Soutenir les clôtures financières de fin d’année en compilant les données et documents requis.
Assurer la liaison avec l’équipe Finances afin de garantir la conformité et le traitement dans les délais.
Aider aux prévisions, à la préparation budgétaire et au suivi des écarts, selon les besoins.

Contact avec les parties prenantes de haut niveau ou sur des sujets sensibles

Communiquer avec la haute direction et les directeurs si nécessaire.
Communiquer avec les représentants des pouvoirs publics et les parties prenantes de haut niveau si nécessaire (pour demander des précisions sur les interlocuteurs officiels, pendant le CRGA et la Conférence, etc.).
Répondre aux questions dans la mesure du possible, lorsque le·la Secrétaire de la Direction n’est pas disponible.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Votre profil :

Principaux critères de sélection

Qualifications

Diplôme (BTS) en administration d’entreprise, en secrétariat, en gestion financière ou dans un autre domaine pertinent ou connaissances et expérience équivalentes.

Compétences techniques

Au moins 7 ans d’expérience du soutien administratif dans un environnement similaire
Expérience de l’interaction avec des parties prenantes de haut niveau (hauts fonctionnaires, etc.)
Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps, avec la capacité de prioriser des demandes concurrentes
Compréhension de base de la gestion budgétaire, du suivi des dépenses et des processus financiers
Maîtrise de la suite logicielle Microsoft, en particulier Excel
Haut niveau de professionnalisme et de discrétion

Compétences linguistiques

Excellentes compétences en communication écrite et orale en français

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de trois ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Adjoint·e principal.e - Bureau de la Direction se situe dans la classe 7 du barème 2026 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 355 536 à 444 419 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Avantages dont bénéficie le personnel local en poste à Nouméa – La CPS offre une couverture médicale et une assurance vie pour ses employés et leurs ayants droit, 25 jours ouvrés de congé annuel et d’autres types de congé et un accès à la caisse de prévoyance de la CPS (contribution fixée à 8% du traitement de base, la CPS versant également une contribution de 10%).

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 29 mars 2026, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000559

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

Veuillez nous décrire brièvement votre expérience en gestion administrative et/ou financière (à l’aide d’exemples).
Pouvez-vous nous décrire votre expérience en organisation de conférences ou évènements similaires.
Quelles sont les points essentiels à considérer lors de collaboration avec des personnes influentes (personnalités politiques par exemple) en Nouvelle Calédonie ou d’autres pays.

A propos de l'entreprise :

La Communauté du Pacifique est la principale organisation scientifique et technique du Pacifique, soutenant fièrement le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27États et Territoires membres qui la composent et en assurent la gouvernance.

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