Assistant·e administratif·ve - Parc immobilier et installations

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

Le collectif Opérations et intégration (O&I) fournit des services essentiels d’appui qui soutiennent le portefeuille scientifique et technique de l’organisation. Nos fonctions clés englobent les services corporatifs, l’appui aux programmes, les partenariats, la mobilisation des ressources ainsi que l’engagement stratégique. Ces services sont coordonnés à travers nos bureaux régionaux et satellites implantés dans le Pacifique et en Europe. Par ailleurs, le collectif O&I pilote un chantier dédié au changement organisationnel et à la transformation, visant à renforcer l’amélioration continue et la capacité d’adaptation de l’organisation.

L’Assistant·e administratif·ve – Parc immobilier et installations aidera le·la Responsable du parc immobilier et des installations (à Nouméa) à fournir un appui de qualité en matière de gestion des installations et des biens, de maintenance des bâtiments, de sécurité et de logement pour l’ensemble du portefeuille immobilier de la CPS à Nouméa, qui comprend les bureaux et logements du personnel que l’Organisation loue ou détient. En plus d’apporter un soutien complet sous diverses formes, le·la titulaire du poste consacre une large part de ses travaux aux procédures administratives et financières de l’équipe.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Administration, finances, achats et gestion des contrats

• Apporter un appui au·à la Responsable de la gestion immobilière dans le cadre des activités d’administration, de gestion financière et d’achats ainsi que de gestion des contrats, au sein des services chargés des logements et des installations, en suivant les politiques et procédures de la CPS.
• Tenir des registres sur les aspects administratifs et financiers, les achats, les contrats, les locations et les actifs, en veillant à leur exactitude et à leur conformité.
• Traiter les factures, les demandes de paiement et les justificatifs, et apporter un appui en matière de rapprochement financier et de suivi des contrats.
• Coordonner les activités d’achat, les obligations des fournisseurs et la gestion des contrats, y compris les demandes de devis, les appels d’offres et les bons de commande.
• Tenir des registres sur les accords de fournisseur privilégié (PSA) et autres contrats relatifs aux logements et aux installations.
• Assurer le suivi des dates d’expiration des contrats, des livrables et des conditions de renouvellement.
• Aider à l’établissement des avenants et des prolongations de contrats, ainsi que des documents connexes.
• Tenir des registres de contrats et la documentation y relative.

Services d’appui au logement et aux locataires

• Participer à la préparation des logements pour les nouveaux arrivants, y compris les kits de bienvenue et de survie.
• Accompagner les nouveaux arrivants dans les tâches administratives liées à leur installation (assurance, téléphone, Internet, etc.).
• Assurer le suivi des demandes reçues de la part des locataires par courrier électronique, par téléphone et par l’intermédiaire du service d’assistance, et y apporter des réponses.
• Assurer le suivi et la coordination de demandes touchant au logement, à la maintenance et à des questions administratives, en utilisant les outils et les canaux de communication de la CPS.

Communication, coordination et appui aux parties prenantes

• Coordonner les communications relatives aux logements et aux installations à l’intention du personnel, y compris les avis de maintenance et d’interruption de service, les bulletins d’information et les annonces liées aux logements.
• Rédiger et diffuser les communications en collaboration avec les parties prenantes concernées.
• Tenir à jour des registres et des modèles de communications.
• Assurer la liaison avec les locataires, les fournisseurs, les prestataires et les parties prenantes internes pour garantir une prestation de services et une coordination efficaces dans le cadre des activités liées aux logements et aux installations.

Systèmes liés aux installations, inventaires et gestion de l’accès

• Tenir des inventaires des fournitures, consommables et matériels liés aux logements et aux installations.
• Contrôler le niveau des stocks et coordonner le réapprovisionnement selon les besoins.
• Tenir des registres d’inventaire et contribuer aux examens périodiques des stocks.
• Gérer les systèmes d’alarme des bâtiments, y compris la configuration et la modification des paramètres d’alarme, le cas échéant.
• Gérer les badges de contrôle d’accès du personnel, y compris la délivrance, la modification et la désactivation des autorisations d’accès.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.